Persónuverndarstefna HSE Consulting ehf.

Síðast uppfært: 3. september 2026

1. Ábyrgðaraðili

HSE Consulting ehf., kt. 671124-0300, hér eftir nefnt „HSE Consulting“ eða „félagið“, leggur áherslu á persónuvernd og ábyrga meðferð persónuupplýsinga.

HSE Consulting er með aðsetur að:

Silfursmára 12
201 Kópavogi
Netfang: hse@hse.is

HSE Consulting vinnur persónuupplýsingar ýmist sem ábyrgðaraðili eða vinnsluaðili.

Þegar HSE Consulting ákveður tilgang og aðferðir við vinnslu persónuupplýsinga kemur félagið fram sem ábyrgðaraðili og ber ábyrgð á vinnslunni.

Þegar HSE Consulting vinnur persónuupplýsingar fyrir hönd viðskiptavinar samkvæmt fyrirmælum hans kemur félagið fram sem vinnsluaðili. Í slíkum tilvikum er viðkomandi viðskiptavinur almennt ábyrgðaraðili vinnslunnar.

HSE Consulting vinnur persónuupplýsingar í samræmi við lög nr. 90/2018 um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga og reglugerð Evrópuþingsins og ráðsins (ESB) 2016/679, almennt nefnd almenna persónuverndarreglugerðin eða GDPR.

2. Til hverra nær persónuverndarstefnan?

Persónuverndarstefnan getur meðal annars átt við um:

  • viðskiptavini og tengiliði viðskiptavina;

  • þátttakendur á námskeiðum eða í fræðslu;

  • birgja og verktaka;

  • samstarfsaðila;

  • starfsmenn og fyrrverandi starfsmenn;

  • umsækjendur um störf;

  • einstaklinga sem hafa samband við félagið;

  • gesti á vefsíðu HSE Consulting;

  • aðra einstaklinga sem félagið á í samskiptum við vegna starfsemi sinnar.

3. Hvaða persónuupplýsingar vinnur HSE Consulting?

Hvaða upplýsingar HSE Consulting vinnur fer eftir eðli viðskipta, þjónustu og samskipta hverju sinni.

Félagið kann meðal annars að vinna eftirfarandi upplýsingar:

  • nafn;

  • kennitölu, þegar nauðsynlegt er;

  • heimilisfang;

  • símanúmer;

  • netfang;

  • starfsheiti og vinnustað;

  • upplýsingar um vinnuveitanda eða verkkaupa;

  • upplýsingar um námskeið, skráningu, þátttöku og lok námskeiða;

  • upplýsingar sem tengjast ráðgjafarverkefnum og þjónustu;

  • samskipti, svo sem tölvupósta, fyrirspurnir og fundargerðir;

  • samnings- og viðskiptaupplýsingar;

  • reiknings- og greiðsluupplýsingar;

  • upplýsingar sem koma fram í starfsumsóknum og ferilskrám;

  • tæknilegar upplýsingar vegna heimsókna á vefsíðu, svo sem IP-tölu, tegund vafra, tæki og dagsetningu heimsóknar, að því marki sem nauðsynlegt er til að reka og tryggja öryggi vefsíðunnar;

  • aðrar upplýsingar sem einstaklingur veitir félaginu sjálfur.

Ef nauðsynlegt reynist að vinna viðkvæmar persónuupplýsingar fer slík vinnsla aðeins fram þegar fullnægjandi lagagrundvöllur er fyrir henni og viðeigandi öryggisráðstafanir eru til staðar.

4. Hvaðan koma persónuupplýsingarnar?

HSE Consulting fær persónuupplýsingar oftast beint frá viðkomandi einstaklingi.

Upplýsingar geta einnig komið frá:

  • vinnuveitanda einstaklings;

  • verkkaupa eða viðskiptavini HSE Consulting;

  • samstarfsaðilum;

  • námskeiðs- eða þjónustukerfum;

  • opinberum skrám;

  • öðrum aðilum sem hafa heimild til að miðla upplýsingunum.

Þegar upplýsingar fást frá öðrum aðila leitast HSE Consulting við að tryggja að viðkomandi aðili hafi heimild til miðlunarinnar og að vinnslan sé gagnsæ gagnvart hinum skráða.

5. Tilgangur vinnslunnar

HSE Consulting vinnur persónuupplýsingar meðal annars í eftirfarandi tilgangi:

  • til að svara fyrirspurnum;

  • til að veita ráðgjöf, fræðslu, námskeið eða aðra þjónustu;

  • til að stofna til og efna samninga;

  • til að halda utan um samskipti við viðskiptavini og samstarfsaðila;

  • til að skrá þátttakendur og halda utan um þátttöku eða lok námskeiða;

  • til að gefa út reikninga og halda bókhald;

  • til að uppfylla lagaskyldur félagsins;

  • til að tryggja öryggi kerfa, gagna og vefsíðu;

  • til að verja réttindi og lögvarða hagsmuni félagsins;

  • til að ráða starfsfólk;

  • til að senda upplýsingar um þjónustu, fræðslu eða viðburði þegar heimild er fyrir slíkum samskiptum;

  • í öðrum tilgangi sem viðkomandi einstaklingur hefur verið upplýstur um.

6. Lagagrundvöllur vinnslunnar

Vinnsla HSE Consulting á persónuupplýsingum getur byggst á einum eða fleiri eftirfarandi lagagrundvöllum:

Samningur

Vinnslan kann að vera nauðsynleg til að gera samning eða efna samning við viðkomandi einstakling eða fyrirtæki sem hann kemur fram fyrir.

Lagaskylda

HSE Consulting kann að vera skylt að vinna eða varðveita upplýsingar samkvæmt lögum, svo sem vegna bókhalds, skatta, launagreiðslna eða annarra lagaskyldna.

Lögmætir hagsmunir

Vinnslan kann að byggjast á lögmætum hagsmunum HSE Consulting, viðskiptavina félagsins eða annarra aðila. Slíkir hagsmunir geta meðal annars falist í því að:

  • reka og þróa starfsemi félagsins;

  • viðhalda viðskiptasamböndum;

  • svara fyrirspurnum;

  • tryggja öryggi kerfa og upplýsinga;

  • koma í veg fyrir misnotkun eða svik;

  • verja réttindi og hagsmuni félagsins.

Áður en vinnsla byggist á lögmætum hagsmunum er metið hvort hagsmunir eða grundvallarréttindi hins skráða vegi þyngra.

Samþykki

Í ákveðnum tilvikum getur vinnsla byggst á samþykki hins skráða. Þegar vinnsla byggist á samþykki er einstaklingi heimilt að afturkalla samþykki sitt hvenær sem er.

Afturköllun samþykkis hefur ekki áhrif á lögmæti vinnslu sem fór fram áður en samþykkið var afturkallað.

7. Þegar HSE Consulting kemur fram sem vinnsluaðili

HSE Consulting kann að vinna persónuupplýsingar fyrir hönd viðskiptavina sinna, til dæmis við framkvæmd ráðgjafarverkefna, námskeiða, kerfisvinnu eða annarrar þjónustu.

Í slíkum tilvikum:

  • ákveður viðskiptavinurinn tilgang vinnslunnar;

  • vinnur HSE Consulting aðeins upplýsingar samkvæmt skjalfestum fyrirmælum viðskiptavinarins;

  • er gerður vinnslusamningur þegar þess er krafist;

  • eru viðeigandi trúnaðar- og öryggisráðstafanir viðhafðar;

  • aðstoðar HSE Consulting ábyrgðaraðilann eftir því sem við á við að uppfylla skyldur hans samkvæmt persónuverndarlögum.

Beiðnum vegna réttinda skráðra einstaklinga skal í slíkum tilvikum almennt beina til þess viðskiptavinar sem kemur fram sem ábyrgðaraðili. HSE Consulting aðstoðar ábyrgðaraðilann við afgreiðslu slíkra beiðna eftir því sem við á.

8. Miðlun persónuupplýsinga

HSE Consulting miðlar ekki persónuupplýsingum til þriðja aðila nema heimild eða skylda sé fyrir miðluninni.

Persónuupplýsingum kann meðal annars að vera miðlað til:

  • upplýsingatækni- og hýsingaraðila;

  • skýja- og tölvupóstþjónustuaðila;

  • bókara, endurskoðenda og annarra fagaðila;

  • þjónustuaðila vegna námskeiða eða verkefna;

  • greiðslu- og fjármálaþjónustuaðila;

  • ráðgjafa og verktaka;

  • viðskiptavina HSE Consulting þegar það er nauðsynlegt vegna þjónustunnar;

  • opinberra aðila þegar lög eða stjórnvaldsfyrirmæli krefjast þess.

Vinnsluaðilum eru aðeins veittar þær persónuupplýsingar sem nauðsynlegar eru til að þeir geti veitt viðkomandi þjónustu.

HSE Consulting gerir viðeigandi samninga við vinnsluaðila og gerir kröfu um að þeir tryggi trúnað, öryggi og lögmæta meðferð persónuupplýsinga.

HSE Consulting selur hvorki né leigir persónuupplýsingar.

9. Flutningur persónuupplýsinga utan Evrópska efnahagssvæðisins

Þjónustuaðilar HSE Consulting kunna í ákveðnum tilvikum að vinna upplýsingar utan Evrópska efnahagssvæðisins.

Þegar persónuupplýsingar eru fluttar utan Evrópska efnahagssvæðisins gætir HSE Consulting þess að fullnægjandi verndarráðstafanir séu til staðar í samræmi við gildandi persónuverndarlög.

Slíkar ráðstafanir geta meðal annars byggst á ákvörðun um fullnægjandi vernd, stöðluðum samningsákvæðum eða öðrum viðurkenndum heimildum.

10. Markaðssamskipti

HSE Consulting kann að halda utan um tengiliðaupplýsingar viðskiptavina, samstarfsaðila og annarra sem hafa óskað eftir upplýsingum frá félaginu eða átt í viðskiptasambandi við það.

Upplýsingarnar kunna að vera notaðar til að miðla:

  • fréttum;

  • fræðsluefni;

  • boðum á viðburði;

  • upplýsingum um námskeið;

  • upplýsingum um þjónustu HSE Consulting.

Slík samskipti fara aðeins fram þegar fullnægjandi heimild er fyrir þeim samkvæmt lögum.

Viðtakandi getur hvenær sem er óskað eftir því að fá ekki frekari markaðssamskipti með því að senda beiðni á hse@hse.is eða nota afskráningartengil í viðkomandi tölvupósti, þegar slíkur tengill er til staðar.

11. Varðveislutími

HSE Consulting varðveitir persónuupplýsingar ekki lengur en nauðsynlegt er miðað við tilgang vinnslunnar.

Við ákvörðun varðveislutíma er meðal annars litið til:

  • eðlis og umfangs upplýsinganna;

  • tilgangs vinnslunnar;

  • gildistíma samninga;

  • lagaskyldna félagsins;

  • fyrningarfresta krafna;

  • þarfar félagsins til að verja réttindi sín;

  • hagsmuna og réttinda hins skráða.

Upplýsingar sem tengjast bókhaldi og reikningsgerð eru varðveittar eins lengi og bókhalds- og skattalög krefjast.

Þegar ekki er lengur þörf á upplýsingum er þeim eytt eða þær gerðar ópersónugreinanlegar, nema lög heimili eða krefjist frekari varðveislu.

12. Gagnageymsla og öryggi

HSE Consulting leggur áherslu á að persónuupplýsingar séu geymdar og unnar með öruggum hætti.

Félagið beitir viðeigandi tæknilegum og skipulagslegum öryggisráðstöfunum til að vernda persónuupplýsingar meðal annars gegn:

  • óheimilum aðgangi;

  • ólögmætri notkun;

  • óheimilli miðlun;

  • breytingu eða eyðingu;

  • tapi eða skemmdum;

  • annarri óheimilli eða ólögmætri vinnslu.

Aðgangur að persónuupplýsingum er takmarkaður við starfsfólk, verktaka og þjónustuaðila sem þurfa á upplýsingunum að halda vegna starfa sinna.

Starfsmenn og aðrir sem hafa aðgang að persónuupplýsingum fyrir hönd HSE Consulting eru bundnir trúnaði.

Komi upp öryggisbrot við meðferð persónuupplýsinga er brugðist við því samkvæmt viðbragðsferlum félagsins og gildandi lögum. Eftir atvikum er brotið tilkynnt til Persónuverndar og þeirra einstaklinga sem brotið hefur áhrif á.

13. Réttindi skráðra einstaklinga

Skráðir einstaklingar eiga tiltekin réttindi samkvæmt persónuverndarlögum. Réttindin eru þó ekki undantekningarlaus og geta verið háð skilyrðum samkvæmt lögum.

Skráður einstaklingur kann meðal annars að eiga rétt á að:

  • fá upplýsingar um vinnslu persónuupplýsinga sinna;

  • fá staðfestingu á því hvort HSE Consulting vinnur upplýsingar um hann;

  • fá aðgang að persónuupplýsingum sínum;

  • fá rangar eða ófullnægjandi upplýsingar leiðréttar;

  • óska eftir eyðingu upplýsinga þegar skilyrði þess eru uppfyllt;

  • óska eftir takmörkun vinnslu;

  • mótmæla vinnslu sem byggist á lögmætum hagsmunum;

  • fá persónuupplýsingar afhentar á skipulegu og tölvulesanlegu formi þegar réttur til gagnaflutnings á við;

  • afturkalla samþykki sitt þegar vinnsla byggist á samþykki;

  • leggja fram kvörtun hjá Persónuvernd.

Réttindi til aðgangs, leiðréttingar, eyðingar, takmörkunar, andmæla og gagnaflutnings leiða af almennu persónuverndarreglugerðinni og lögum nr. 90/2018.

HSE Consulting kann að óska eftir upplýsingum sem nauðsynlegar eru til að staðfesta auðkenni þess einstaklings sem leggur fram beiðni. Það er gert til að tryggja að persónuupplýsingar séu ekki afhentar óviðkomandi aðila.

Beiðnir vegna réttinda skráðra einstaklinga skulu sendar á:

hse@hse.is

Telji einstaklingur að vinnsla HSE Consulting á persónuupplýsingum brjóti gegn persónuverndarlögum getur hann lagt fram kvörtun hjá Persónuvernd.

14. Vafrakökur og notkun vefsíðunnar

Vefsíða HSE Consulting er hýst á Squarespace og notar nauðsynlegar vafrakökur og sambærilega tækni til að tryggja öryggi, grunnvirkni og rétta birtingu vefsíðunnar.

Vafrakökur eru litlar skrár eða gagnabútar sem vefsíða geymir í vafra eða tæki notanda.

Nauðsynlegar vafrakökur geta meðal annars verið notaðar til að:

  • tryggja örugga tengingu við vefsíðuna;

  • koma í veg fyrir tæknilegar villur;

  • muna nauðsynlegar stillingar;

  • tryggja að síður og eyðublöð virki rétt;

  • vernda vefsíðuna gegn misnotkun.

HSE Consulting notar ekki Google Analytics og hefur takmarkað notkun greiningar-, frammistöðu- og markaðsvafrakaka á vefsíðunni.

Þar sem vefsíðan notar aðeins nauðsynlegar vafrakökur er notendum ekki sýndur vafrakökuborði til að samþykkja greiningar- eða markaðsvafrakökur.

Squarespace kann engu að síður að vinna takmarkaðar tæknilegar upplýsingar sem nauðsynlegar eru til að hýsa og afhenda vefsíðuna með öruggum hætti. Slíkar upplýsingar geta meðal annars falið í sér:

  • IP-tölu;

  • tegund vafra;

  • upplýsingar um tæki;

  • dagsetningu og tíma heimsóknar;

  • upplýsingar sem nauðsynlegar eru til að tryggja öryggi vefsíðunnar.

Notendur geta stillt vafra sína þannig að hann hafni vafrakökum eða eyði þeim. Slíkar stillingar geta haft áhrif á virkni vefsíðunnar.

Ef HSE Consulting tekur síðar í notkun greiningartól, markaðstól eða utanaðkomandi efni sem notar ónauðsynlegar vafrakökur verður vafrakökustefnan endurskoðuð og aflað samþykkis notenda þegar þess er krafist.

15. Tenglar á aðrar vefsíður

Vefsíða HSE Consulting kann að innihalda tengla á vefsíður annarra aðila.

HSE Consulting ber ekki ábyrgð á persónuverndarstefnum, öryggi eða vinnslu persónuupplýsinga á vefsíðum þriðju aðila. Notendur eru hvattir til að kynna sér persónuverndarstefnu viðkomandi vefsíðu áður en þeir veita þar persónuupplýsingar.

16. Breytingar á persónuverndarstefnunni

HSE Consulting endurskoðar persónuverndarstefnuna reglulega og kann að breyta henni vegna:

  • breytinga á starfsemi félagsins;

  • breytinga á þjónustu eða upplýsingakerfum;

  • breytinga á vinnslu persónuupplýsinga;

  • breytinga á lögum eða reglum;

  • athugasemda eða leiðbeininga eftirlitsaðila.

Nýjasta útgáfa persónuverndarstefnunnar verður birt á vefsíðu HSE Consulting og auðkennd með dagsetningu síðustu uppfærslu.

Persónuverndarstefnuna má finna á:

www.hse.is/personuverndarstefna

17. Samskiptaupplýsingar

Fyrirspurnir varðandi persónuverndarstefnuna, vinnslu persónuupplýsinga eða réttindi skráðra einstaklinga skulu sendar til:

HSE Consulting ehf.
Kt. 671124-0300
Silfursmári 12
201 Kópavogur
Netfang: hse@hse.is